Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin berkembang dengan pesat, sehingga menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dihubungkan dengan perkembangan teknologi tersebut. Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut bisa dirasakan oleh berbagai bidang. Manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu pengolahan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat.
Dengan bantuan teknologi informasi,
segala proses pengolahan data dalam sistem bisa dilakukan di berbagai tempat
yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien. Dari penjelasan uraian
diatas, pengolahan data yang dilakukan secara manual sudah mulai dihilangkan
dan dirubah menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses
pengolahan data sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan tidak membutuhkan
waktu yang cukup lama.
Selain itu, pengolahan dan pengaksesan
data yang tidak menggunakan sistem biasanya hanya dilakukan di satu tempat saja
sehingga bisa menghambat kinerja dari instansi. Salah satu instansi di bidang
pelayanan, Kecamatan Cibinong masih menggunakan sistem manual pada proses
pembuatan dan pengarsipan surat menyurat sehingga menjadi kurang efisien.
Pada pengarsipan surat masuk masih
disimpan dalam map besar yang diurutkan berdasarkan tanggal, dan di tulis
secara manual dalam buku besar surat masuk selain itu pada pengarsipan surat
masuk membutuhkan pembuatan disposisi untuk ditujukan ke pihak yang
bersangkutan. Pembuatan disposisi tersebut menunggu Camat yang mana sebagai
seorang Pemimpin memiliki kesibukan atau aktivitas yang banyak. Sehingga proses
pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar memakan waktu yang cukup lama.
Selain itu, proses pengarsipan surat masuk hanya menyimpan berkas surat pada
map sehingga apabila berkas surat tersebut hilang dan jika berkas tersebut
dibutuhkan kembali surat akan sulit untuk ditemukan.
Oleh karena itu, akan dibuat suatu sistem yang menangani pengolahan data
surat menyurat mulai dari pencatatan dan pengarsipan surat masuk, pembuatan
disposisi sebagai bahan agenda kegiatan harian yang ada di kecamatan cibinong,
pembuatan nomor surat keluar berbasis web. Dengan sistem tersebut, diharapkan
bisa meningkatkan kinerja Kecamatan Cibinong. Pembuatan sistem tersebut
diharapkan bisa mengolah data tanpa memakan waktu yang lama dan bisa diolah di
tempat manapun. Selain itu, diharapkan sistem ini bisa menghasilkan pelaporan
yang akurat yang bisa digunakan sebagai hasil evaluasi.
